Vytvořit si správný podpis v e-mailu může být malá věda

0
88

Používáte-li e-mail příležitostně, tedy především pro soukromé účely, potom v něm není nutné vytvářet sofistikovaný podpis. Stačí – podobně jako kdybyste tvořili dopis – v závěru uvést své jméno a příjmení a kontakt. Nejčastěji tedy telefonní číslo nebo místo bydliště.

Jestliže jste však realitní makléř, programátor či nabízíte další služby v rámci podnikání, případně jste zaměstnanec firmy, potom byste neměli tuto součást elektronické korespondence zanedbávat. Prohlubuje vztahy a ukazuje na to, že jste profesionály. Je totiž mnohem pravděpodobnější, že dostanete odpověď, když lidé uvidí vaše kontaktní údaje, webové stránky a odkazy na sociální sítě.

Ale pozor, uvedete-li telefonní číslo, potom příjemcům e-mailu dáváte jasně najevo, že vám mohou zavolat. Podpis však není pouze o telefonním čísle. De facto může být chytrým prostředkem k marketingu jak vás jako jedince, tak společnosti, ve které pracujete, a to aniž byste museli cokoli dalšího dělat. Jinými slovy vás tato propagace nebude stát téměř nic. Navíc dobrý podpis, který obsahuje odkazy a další kontaktní informace, může zvýšit návštěvnost vašeho webu a generovat potenciální zákazníky.

S jeho pomocí lze také upozornit například na výročí, výprodejovou akci nebo jen poděkovat za spolupráci (nejčastěji na konci roku). Jde o možnost, jak sdělit příjemci cokoli, a přitom nenásilnou formou. Loni bylo každý den odesláno a přijato 310 miliard e-mailů. Chcete, aby vaše e-maily vyčnívaly z davu a udělaly trvalý dojem?

Co je e-mailový podpis

Jde o přizpůsobený textový/grafický blok nacházející se konci e-mailu, který může obsahovat informace o značce a kontaktní informace. Slouží přitom k mnoha účelům, včetně možnosti projevovat profesionální zdvořilost; budovat povědomí o značce; generovat potenciální zákazníky; zvýšit návštěvnost webových stránek a sociálních kanálů; vytvořit pozitivní vztah k vám a firmě, kterou zastupujete.

Snadný přístup k důležitým informacím

V dnešní době je většina z nás tak zaneprázdněná, že jednoduše nemáme čas procházet webové stránky a hledat na nich kontaktní údaje. Proto e-mailový podpis pomáhá tím, že funguje jako jednotné místo pro všechny klíčové kontaktní informace a důležité odkazy.

Kromě jména a příjmení je tak v případě pracovních záležitostí vhodné uvádět celou adresu, IČ, případně DIČ a odkazy na sociální média, která provozujete nebo jsou součástí firmy, ve které pracujete. E-mailové podpisy jsou skvělé nejen pro vyhledání kontaktních informací; jsou také pohodlným způsobem, jak nasměrovat zákazníky na potenciální nabídky, novinky nebo jedinečné vstupní stránky. Jsou rafinovaným způsobem, jak se předvést, aniž byste se příliš chlubili.

Dejte zákazníkům hlas

Pokud nevíte, co se vašim zákazníkům líbí, jak můžete očekávat, že vaše firma bude úspěšná? Zpětná vazba od zákazníků je nejrychlejší způsob, jak sledovat spokojenost a zlepšovat své služby.

E-mailové podpisy dávají lidem příležitost zanechat recenze, klást otázky a upozorňovat na další věci jednoduše přidáním několika dalších prvků. Přemýšlejte o přidání odkazů na zákaznické průzkumy na jedno kliknutí nebo hodnocení, abyste získali cenný přehled o tom, jak dobře si vedete. Zákazníci se totiž cítí dobře, pokud jim umožníte snadno vyjádřit svůj názor. Stačí vytvořit anketu, například ve formulářích od Google a umístit ji formou odkazu nebo obrázku s proklikem k podpisu.

Případně opět využít služeb Google a vložit odkaz na kalendář s volnými termíny. To například v případě toho, kdy chcete umožnit příjemcům si s vámi naplánovat schůzku.

Nechte zazářit svou osobnost

Většina z nás touží po větším lidském spojení díky více než dvouletému omezení sociálních kontaktů. I když e-maily nikdy nenahradí osobní setkání, stále můžete vytvářet personalizované a nezapomenutelné zprávy, a to včetně podpisu, který může být jeho grafickým prvkem.

Vneste osobitost do svých podpisů prostřednictvím chytrého designu. Podívejte se na písma, barevná schémata a obrázky, které odrážejí hodnoty vaší značky, a použijte je. Navíc přiřazením profilové fotografie ke svému jménu uděláte dialog pro druhou stranu lidštější. Pokud chcete jít ještě dál a dává to ve firmě smysl, tak lze přidat i odkaz „Seznamte se s naším týmem“, na kterém budou kontakty na další zaměstnance/spolupracovníky.

Vytvářejte konzistentní zkušenost se značkou

Pokud jde o budování důvěry a autority jako značky, klíčová je uniformita. Vzpomeňte si na to, kdy jste zažili výjimečný zákaznický servis, ale později jste u stejné společnosti narazili na nekvalitní služby. Jak to změnilo váš dojem z firmy? Je pravděpodobné, že jste se cítili zklamaní a možná vás dokonce odradili od návratu k nim. Podnikání je totiž jen tak dobré, jak dobrý je jeho nejmenší společný jmenovatel.

Totéž platí pro e-mailové podpisy. Všechny obchodní e-maily by měly být jednotné, aby byla zajištěna profesionální a konzistentní image značky. To znamená, že pokud se rozhodnete nastavit je pro všechny zaměstnance, musí používat stejné pozadí, filtr (nejjednodušší je černobílý) a vyvarovat se podivných póz.

Zaměřte se na uživatelskou zkušenost

V dnešní době chytrých zařízení je třeba myslet také na optimalizaci. Takže podpisy by měly vypadat dobře nejen v e-mailech otevřených na počítačích, ale také ve smartphonech. Je třeba si uvědomit, že 1,7 miliardy lidí kontroluje e-maily na svých mobilních zařízeních, což je téměř dvojnásobný počet těch, kteří k nim přistupují prostřednictvím počítače.

Neuspořádaný design, který není optimalizován pro různá zařízení, pouze frustruje uživatele a znesnadňuje zobrazení důležitých informací.

Jak vytvořit profesionální e-mailový podpis

Výše uvedené informace hovoří o jasných výhodách při použití podpisu. Jak ho však vytvořit? Existuje celá řada softwarů a služeb pro generování e-mailových podpisů například Mailbutler.io, Newoldstamp.com či Mysignature.io, ale protože v dnešní době se ctí originalita, je vhodné zauvažovat nad tím, zda se neobrátit na specializovanou firmu, nebo si ho můžete vytvořit během několika kroků sami – například rovnou v e-mailové službě, či klientovi, nebo v textovém editoru.

Mailbutler.io - generátor podpisů

Přitom je zapotřebí mít na paměti, že do e-mailového podpisu můžete zahrnout několik prvků, ale použijte pro ně maximálně čtyři řádky. Důležitá je také každá jeho délka. Nechcete své příjemce přece zahltit. Vaše e-mailové podpisy mohou být stejně vizuální jako textové. Můžete přidat grafiku, logo či svou fotografii, aby váš profesionální e-mailový podpis vynikl.

Jak si naklikat zdarma podpis sami

Chcete-li si vytvořit podpis zdarma prostřednictvím generátoru, můžeme vřele doporučit službu Mysignature.io. Nabízí několik předpřipravených a zdarma dostupných šablon, které si stačí upravit. Nejprve si vyberte vzhled (pozor, pro každého a každý druh podnikání se hodí jiný) a následně stačí klikat na jednotlivé položky a měnit texty (včetně barev), případně grafiku, respektive obrázky jako je logo a obličej, a tak vytvořit vlastní styl.

Tvorba podpisu ve službě Mysignature.io

Jakmile je vše hotovo, stačí si vytvořené zkopírovat do e-mailu, tedy do nastavení podpisu v klientovi, případně službě, a je hotovo. Využít lze i možnost zkopírovat zdrojový kód a pracovat s ním dál.

Jak vytvořím skvělý e-mailový podpis?
Chcete-li vytvořit skvělý e-mailový podpis, začněte od začátku. Uveďte své celé jméno, pracovní pozici, telefonní číslo, URL adresu webových stránek, vložte fotografii nebo logo a ikony sociálních sítí. Poté můžete přidat animovaný GIF nebo banner, s proklikem k informaci, na kterou chcete upozornit. Banner doporučujeme měnit – podle potřeby. Například s ním lze připomenout blížící se akci, nebo dát odkaz na článek s radou. A samozřejmě přidejte další užitečné odkazy, například pozvěte na meeting na Zoomu nebo galerii na Instagramu.

Co by měl obsahovat osobní e-mailový podpis?
Osobní e-mailový podpis by měl obsahovat celé jméno, vaši fotografii, telefonní číslo, a třeba odkaz na osobní web. Přidat lze i informace o získaném profesním titulu a pracovní pozici. Není to sice nutností, ale pokud toto přidáte, může druhá strana vědět, že máte například elektrotechnické vzdělání, nebo že pracujete jako vývojář, nebo žurnalista, což může být vhodná informace.

ZANECHAT ODPOVĚĎ

Zadejte svůj komentář!
Zde prosím zadejte své jméno