Schopnost řídit svou činnost s ohledem na její cíle a termíny, označovaná jako osobní efektivita, je základním předpokladem úspěšnosti. Není důležitá jen v práci. S jejími nedostatky se totiž setkáváme i u lidí, kteří si bez ohledu na své pracovní vytížení nejsou schopni „nalézt“ čas na další životní aktivity. Tedy například na to, aby relaxovali, udržovali si širší okruh zájmů či dodržovali zásady zdravé životosprávy.
Náročnost činností i profesí na osobní efektivitu je různá. Část lidí se tak v životě bez ní obejde. Často však jen proto, že jejich činnost, ať již v práci nebo mimo ni, řídí jiní, a někdy i na úkor vlastního času. Rostoucí počet pracovních míst však vyžaduje, aby lidé byli schopni řídit si svou práci i její časový průběh sami.
Tři předpoklady osobní efektivity
Osobní efektivita, obrazně řečeno náš „tah na branku“, se opírá o tři hlavní předpoklady. Patří k nim schopnost stanovit a dodržovat své priority, neztrácet osobní tempo a udržovat si pozitivní emocionální naladění, které je důležité pro vlastní motivaci.
Schopnost určit si priority a tyto priority dodržovat je schopností soustřeďovat se na podstatné věci a činnosti. Tedy neutápět se v drobnostech či aktivitách, které nikam nevedou, a nepřispívají k dosažení cílů, a neodkládat důležité úkoly a rozhodnutí do budoucna. S nedostatkem času zápasí totiž často i lidé, kteří jsou jinak schopní pracovat velmi rychle. Jejich problémem však je, že značnou část svého pracovního i dalšího času věnují činnostem, které pro splnění jejich hlavních úkolů nijak důležité nejsou.
Jan Urban
|
Dokreslují to průzkumy. Ty potvrzují, že u většiny pracovních činností, především těch papírových, jejichž časový postup není jednoznačně stanoven, závisí výsledek práce především na poměru mezi celkově vynaloženým pracovním časem a časem věnovaným „skutečné“ čili „užitečné“ práci. U nepříliš efektivních lidí (ale i nepříliš efektivních institucí), majících sklon zaměstnávat se činnostmi, které k dosažení jejich úkolů a cílů příliš nepřispívají, může tento poměr představovat i méně než čtvrtinu.
Druhým předpokladem osobní efektivity je osobní tempo. Může být podmíněné vrozeným temperamentem, často je ale spíše zvykem a občas je důsledkem delšího působení v organizaci, jejíž „organizační“ tempo je z nejrůznějších důvodů spíše mdlé a pomalé. Pracovní tempo bývá totiž nakažlivé. Je tak dobré dbát na to, abychom se nižším osobním tempem druhých nenakazili.
Příčinou pomalého osobního tempa však může být i přílišné zaujetí pro činnost jako takovou, například činnost, kterou máme v oblibě a na jejímž vykonávání si – přes její zbytečnost – zakládáme.
Třetím, neméně důležitým předpokladem osobní efektivity, je schopnost udržovat si pozitivní emocionální naladění, a neztrácet ho ani pod vlivem překážek a neúspěchů.
Schopnost vytvářet si a podporovat příjemné emoce (a nepropadat emocím negativním) je důležitá pro udržení motivace a tím i energie nutné k provedení a dokončení úkolů. Není však složitá: jejím základem je sklon dívat se na věci i z jejich příznivé či přínosné stránky, a zaměřovat se na to, co se nám daří.
Jak svou efektivitu zvýšit?
Oslabeného tahu na branku si lidé často nejsou plně vědomi. Pokud s tím mají problémy, připisují je zpravidla jiným příčinám, většinou tomu, že toho mají na práci „mnoho“.
Řada způsobů či zvyků, jak svou osobní efektivitu zvýšit, však není složitá. Patří k nim například zvyky uvědomovat si své priority a plánovat s ohledem na ně svůj čas a sledovat i objektivně hodnotit skutečné výsledky své práce, kterých jsme dosáhli, nikoli jen činnosti, které jsme vykonali.
Některé zvyklosti přispívající k osobní efektivitě, například zvyk vykonávat nejdůležitější úkoly co nejdříve, neodkládat je do budoucna či nenechat se zbytečně rozptylovat malichernostmi, jsou složitější. Dokládá to skutečnost, že mnozí lidé, přestože své priority dobře znají, nejsou schopni je příliš respektovat. Pro jiné je obtížné se na plnění důležitých úkolů plně koncentrovat a neztrácet při jejich plnění potřebnou energii.
Důvodem, proč jsou tyto zvyklosti složitější, je, že vyžadují, abychom se nejprve zbavili zvyků, které nám při tom stojí v cestě. Často jde o zvyklosti či osobní rituály, které jsou dlouhodobě zakořeněné a „naprogramované“, a to i na podvědomé úrovni. Pomoc však i v tomto případě existuje. Nabízejí ji metody vlastního mentálního (pře)programování, označované též jako mentální techniky.
Některé z nich působí tak, že se snaží naše stávající a neproduktivní zvyklosti „obejít“. Další jsou založeny na tom, že se pomocí vědomé části našeho „já“ snažíme svému podvědomí předat určitou novou či změněnou představu sebe sama. Pokud se nám to podaří, naše jednání se změní, a to tak, aby bylo s touto novou představou v souladu.
Jak nepříznivé zvyklosti obejít
Prvá skupina mentálních technik řeší naše konkrétní nedostatky. Pokud máme ve zvyku pracovat pomalým osobním tempem a zaměstnáváme se činnostmi, které nikam nevedou, může být řešení založeno na metodě „řízené naléhavosti“. Její podstatou je trvalé mírné časové napětí, které si sami pro sebe vytváříme. Například tím, že si pro své úkoly stanovíme pevné nebo kratší termíny, k nimž se zavážeme.
Když máme problém s odkládáním, můžeme jej řešit tzv. salámovou metodou, spočívající v rozdělení odkládaného úkolu do menších a „stravitelnějších“ částí. V úvahu připadá i metoda bilanční snažící se důvody pro a proti odkládání určitého úkolu postavit proti sobě a nestranně rozebrat.
V případě, že ztrácíme čas marným úsilím, které přes veškerou snahu nevede k cíli, může nám pomoci, když si uvědomíme, že naším problémem může být psychický blok. Ten zpravidla zvýšeným úsilím překonat nelze. K jeho překonání pomůže spíše to, podíváme-li se na problém z dostatečného odstupu nebo jiné perspektivy, získáme k jeho řešení více údajů nebo se zbavíme zbytečných obav, že jej vykonáme špatně.
Mentální přeprogramování
Metody mentálního přeprogramování jsou svým záběrem širší a slouží bez ohledu na oblast, ve které si svou osobní efektivitu chceme posílit. Snaží se změnit naše pojetí sebe sama, a jsou založeny na autosugesci.
Metoda „pozitivního prohlášení“ spočívá v tom, že se k osobní efektivitě aktivně a s plným nasazením slovně přihlásíme, a to formou určité „instrukce“. Tuto instrukci, jejímž adresátem jsme my sami, je třeba po určitou dobu opakovaně pronášet, nejlépe hlasitě. Příklad může být prohlášení: „Nebudu se věnovat činnostem, které nikam nevedou“, „Budu se vždy přednostně zaměřovat na úkoly, které jsou pro mě nejdůležitější“ nebo „Nebudu se zabývat negativními myšlenkami, které mi v ničem nepomáhají“.
Tato prohlášení nezůstanou bez odezvy. Vstoupí do našeho podvědomí, a naše mysl se bude snažit dostat naši činnost s takovým prohlášením do souladu.
Podobnou technikou je i vizualizace sloužící především těm, kterým při autosugesci lépe pomáhají obrazy. I tato metoda vychází z toho, že naše podvědomí je ovlivněno „mentálními obrazy“ sebe sama, tedy tím, jak sami sebe vnímáme.
Podstatou metody je představit si, že jsme člověkem, který je vysoce efektivní, například tak, že si vzpomeneme na situace, kdy jsme velmi účinně skutečně jednali, a zvládli tak v omezeném čase značné množství práce. Tento obraz sebe sama si pak před vnitřním zrakem trvale „přehráváme“, až dosáhneme toho, že si ho zafixujeme. Stane se součástí našeho podvědomí, a promítne se i do našeho uvažování a jednání.
Praktická aplikace této metody je jednoduchá. Jediné co vyžaduje, je posadit se či lehnout si na klidném místě, a představit si sebe sama, jak jednáme jako nejdisciplinovanější člověk, jakého si dokážeme představit. Budeme-li v tomto cvičení pokračovat, představa v nás zakoření, a efektivní využití času se pro nás stane samozřejmosti.
Obdobně funguje i metoda „hraní role“. I zde jde o přeprogramování našeho podvědomí, tentokrát na základě hraní role vysoce efektivní osoby.
Představit si můžeme například to, že jsme byli v určitém filmu vybráni pro roli osobnosti, která postupuje v každém ohledu naprosto cílevědomě a organizovaně. Pak si projdeme svůj denní program či svůj běžný způsob vykonávání určitých činností a představíme si, jak bychom jako herec v daném filmu postupovali, a budeme jednat stejně. Když budeme v této představě po určitou dobu důslední, dostane se naše skutečná činnost s touto představou postupně do souladu.
